Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie: Was 2026 wirklich Pflicht ist (und was nicht)

Sie gilt schon. Das ist der wichtigste Satz dieses Artikels.

Grundlage ist eine Kette von Urteilen: Der Europäische Gerichtshof entschied 2019 im sogenannten „Stechuhr-Urteil“ (C-55/18), dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigte das am 13. September 2022 für Deutschland (Az. 1 ABR 22/21) und leitete die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab.

Das bedeutet konkret: Du musst die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden bereits heute systematisch erfassen. Die Betriebsgröße spielt dabei keine Rolle. Auch ein kleines Café mit einer einzigen Teilzeitkraft fällt darunter.

Die Jahreszahl 2026, die überall durch die Branche geistert, bezieht sich auf etwas anderes: auf ein geplantes Gesetz, das die Form der Erfassung – nämlich die digitale – verbindlich regeln soll. Mehr dazu weiter unten. Wer aber bis zu diesem Gesetz die Hände in den Schoß legt, missversteht die Lage: Die Pflicht selbst besteht jetzt.

Drei Dinge, und zwar täglich:

Dazu gehören auch Pausen und Überstunden. Vertrauensarbeitszeit bleibt grundsätzlich erlaubt – sie entbindet dich aber nicht von der Dokumentation. Du kannst die Aufzeichnung an deine Mitarbeitenden delegieren (zum Beispiel, indem sie sich selbst per App ein- und ausstempeln), die Verantwortung für die vollständige und korrekte Erfassung bleibt jedoch bei dir als Arbeitgeber.

Hier wird es interessant – und hier kursiert das meiste Halbwissen.

Aktuell gibt es keine gesetzliche Pflicht zur rein digitalen Erfassung. Solange das angekündigte Arbeitszeiterfassungsgesetz nicht verabschiedet ist, darfst du die Arbeitszeit auch auf Papier oder in einer Tabelle dokumentieren. Entscheidend ist, dass es lückenlos und nachvollziehbar geschieht.

Das wird sich aber voraussichtlich ändern. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hatte schon 2023 einen Referentenentwurf vorgelegt, der die elektronische Erfassung verbindlich machen sollte. Dieser Entwurf wurde nie verabschiedet. Die Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag jedoch angekündigt, die elektronische Zeiterfassungspflicht im Arbeitszeitgesetz zu verankern – die Richtung ist also eindeutig, auch wenn das genaue Inkrafttreten noch offen ist.

Im Entwurf war eine vieldiskutierte Ausnahme vorgesehen: Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten sollten dauerhaft von der elektronischen Form abweichen dürfen – also weiter auf Papier dokumentieren können.

Wichtig: Das ist keine Befreiung von der Erfassung, sondern nur von der digitalen Form. Und es ist (Stand jetzt) noch kein geltendes Recht. Die häufige Verwechslung mit der „Kleinunternehmerregelung“ hilft hier nicht weiter – diese stammt aus dem Umsatzsteuerrecht und hat mit der Arbeitszeiterfassung nichts zu tun.

Der Entwurf sah gestaffelte Fristen nach Betriebsgröße vor, jeweils ab Inkrafttreten des Gesetzes:

Diese Fristen sind eine gute Orientierung, aber kein Gesetz – sie würden erst mit Verkündung des finalen Gesetzes zu laufen beginnen.

Und jetzt der Punkt, der speziell für unsere Branche zählt und den die meisten Ratgeber unterschlagen:

In der Gastronomie gilt zusätzlich eine eigene, bereits seit Jahren verbindliche Aufzeichnungspflicht aus dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG). Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe gehört zu den Branchen mit besonderem Schwarzarbeitsrisiko. Für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte musst du deshalb Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen – spätestens innerhalb von sieben Tagen – und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Das heißt: Selbst wenn du als Kleinbetrieb von einer künftigen Digitalpflicht ausgenommen wärst, kommst du an einer sauberen, prüffähigen Dokumentation in der Gastronomie ohnehin nicht vorbei. Genau hier wird Zettelwirtschaft zur Stolperfalle.

Die Arbeitsschutzbehörden der Länder können schon heute prüfen, ob Arbeitszeiten dokumentiert werden. Bei Verstößen gegen Dokumentationspflichten sind Bußgelder von bis zu 30.000 Euro möglich. Dazu kommt der Zoll, der im Rahmen der Mindestlohnkontrollen gerade in der Gastronomie regelmäßig genau hinschaut.

Rein rechtlich darfst du (Stand 2026) noch zwischen Papier und digital wählen. Praktisch sprechen in der Gastronomie aber ein paar Dinge klar für eine digitale Lösung: