Krankmeldungen prüfen: AU-Nachweis und Genehmigung (Manager)
Als Manager prüfst du eingereichte Krankmeldungen, kontrollierst den AU-Nachweis und genehmigst oder lehnst ab. Danach sind die Krankheitstage dokumentiert und der Mitarbeiter wird automatisch benachrichtigt.
Krankmeldungen öffnen
Auf der Manager-Startseite findest du die Schnellaktion Krankheit mit einem Zähler offener Anfragen. Damit öffnest du den Screen Krankmeldung. Alternativ erreichst du die Liste über Einstellungen > Anfragen > Krankheitstage.
Die Liste lässt sich nach Mitarbeitern filtern und in die Tabs Alle Anfragen, Offen, Genehmigt und Abgelehnt unterteilen. Fehlt ein fälliger Nachweis, trägt der Eintrag das Badge AU überfällig.
Krankmeldung prüfen und entscheiden
- Details öffnen. Tippe auf einen Eintrag. Das Detail-Sheet zeigt den Zeitraum (Startdatum:, Enddatum: bzw. Offen), Tage gesamt: und Arbeitstage:.
- AU kontrollieren. Hochgeladene Dokumente findest du unter Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Rückfragen stellst du im Thread Aktivitäten & Nachrichten.
- Enddatum setzen, falls offen. Eine Genehmigung braucht immer ein Enddatum. Bei einer offenen Krankmeldung setzt du es direkt im Detail-Sheet, maximal 120 Tage in der Zukunft. Ohne Enddatum bleibt Genehmigen blockiert.
- Genehmigen oder ablehnen. Entscheide mit Genehmigen oder Ablehnen. Der Mitarbeiter wird über die Entscheidung benachrichtigt.
Überschreitet die Krankheit (inklusive Start- und Endtag) die AU-Schwelle in Kalendertagen und ist kein Dokument angehängt, blockiert die App die Genehmigung mit der Warnung „Diese Krankmeldung benötigt eine angehängte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), bevor sie genehmigt werden kann.“ Bearbeiten dürfen nur Manager der Standorte des Mitarbeiters.
Wie Mitarbeiter sich krankmelden und die AU hochladen, zeigt Krank melden und AU hochladen.
„AU überfällig“ verstehen
Das Badge erscheint, wenn eine offene Anfrage über der AU-Schwelle liegt, kein Dokument angehängt ist und die Frist für den Nachweis verstrichen ist. Bei Krankmeldungen ohne Enddatum zählt die Dauer bis heute. Der Mitarbeiter erhält in diesem Fall täglich automatisch eine Erinnerung, solange die Meldung offen ist.
Die Schwelle legst du mit AU erforderlich ab (Tagen) fest:
| Einstellung | Wo | Wirkung |
|---|---|---|
| Vertragswert | Vertrag bearbeiten | Hat immer Vorrang |
| Standortwert | Standort-Einstellungen | Ohne Vertragswert gilt der strengste (kleinste) konfigurierte Standortwert |
| Kein Wert | — | Standard nach EFZG §5: 3 Kalendertage |
Der Wert 0 bedeutet: AU ab dem ersten Krankheitstag.
Was bei der Entscheidung passiert
Bei Genehmigung entsteht ein unveränderlicher Eintrag mit den Kalendertagen und den geplanten Arbeitstagen. Die Arbeitstage stammen aus einem Schicht-Snapshot vom Zeitpunkt der Einreichung — besetzt du Schichten danach um, ändert das die Zählung nicht. Angehängte AU-Dokumente werden am Eintrag gespeichert. Gleichzeitig bucht die App bezahlte Krankheitsstunden ins Arbeitszeitkonto, gedeckelt durch die verfügbaren bezahlten Krankheitstage des Jahreszeitraums.
Bei Ablehnung wird die Verfügbarkeit des Mitarbeiters wiederhergestellt, er ist also wieder einplanbar. Bereits bearbeitete Anfragen lassen sich nicht erneut bearbeiten.
Arbeitszeiten prüfen und korrigieren (Manager)Historie und Statistik nutzen
Den Krankmeldungsverlauf öffnest du über Einstellungen > Verläufe > Krankmeldungen. Dort stehen genehmigte und übernommene Krankmeldungen; importierte Einträge tragen das Badge Vom Manager erfasst.
Für einzelne Mitarbeiter zeigt die Karte Krankmeldung in den Mitarbeiterdetails (Mitarbeiter-Tab) die Krankheitstage des Jahres in Kalendertagen sowie die verlorenen geplanten Arbeitstage. Mit Gesamten Verlauf anzeigen springst du in die vollständige Historie.
Alte Krankmeldungen importieren
Über den Screen Krankmeldung importieren erfasst du vergangene Krankmeldungen aus Papierakten oder einem anderen System — der Mitarbeiter wird dabei nicht benachrichtigt. Trage Startdatum, Enddatum und Geplante Arbeitstage ein; auch hier kannst du AU-Dateien anhängen. Mit Krankmeldung speichern landet der Eintrag im Verlauf, die App bestätigt mit „Krankmeldung erfasst.“
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich eine Krankmeldung ohne Enddatum genehmigen will?
Die Genehmigung ist blockiert. Bei einer offenen Krankmeldung setzt du das Enddatum direkt im Detail-Sheet, maximal 120 Tage in der Zukunft, und genehmigst danach. Das Feld erscheint nur, wenn das Enddatum fehlt — ein vom Mitarbeiter gemeldetes Enddatum überschreibst du damit nicht.
Was passiert, wenn die AU fehlt, die Krankheit aber über der Schwelle liegt?
Die App blockiert die Genehmigung mit einer Warnung, bis eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung angehängt ist. In der Liste trägt der Eintrag das Badge "AU überfällig", und bei offenen Krankmeldungen erhält der Mitarbeiter täglich automatisch eine Erinnerung.
Was passiert mit den gezählten Arbeitstagen, wenn ich Schichten nach der Krankmeldung umbesetze?
Nichts. Die geplanten Arbeitstage werden aus einem Schicht-Snapshot vom Zeitpunkt der Einreichung gezählt. Umbesetzungen durch den Manager ändern die Zählung nicht.
Was passiert, wenn ich eine Krankmeldung ablehne?
Die Verfügbarkeit des Mitarbeiters wird wiederhergestellt, er ist also wieder für Schichten einplanbar. Er erhält die Benachrichtigung, dass sein Krankheitsantrag nicht genehmigt wurde. Eine bereits bearbeitete Anfrage lässt sich nicht erneut bearbeiten.