Krankmeldungen prüfen und genehmigen
Hier prüfst du Krankmeldungen deines Teams samt Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), also der Krankschreibung, und genehmigst oder lehnst ab. Außerdem legst du fest, ab wie vielen Krankheitstagen eine AU Pflicht ist.
So geht's
- Liste öffnen. Tippe auf der Startseite auf die Schnellaktion Krankheit oder gehe zu Einstellungen > Anfragen > Krankheitstage.
- Eintrag antippen. Du siehst Zeitraum, Krankheits- und Arbeitstage sowie die hochgeladene AU unter Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
- Rückfragen klären. Fragen stellst du direkt an der Krankmeldung unter Aktivitäten & Nachrichten.
- Enddatum setzen. Ist die Krankmeldung noch offen, trage ein Enddatum ein (maximal 120 Tage voraus), sonst bleibt Genehmigen ausgegraut.
- Entscheiden. Genehmigen bucht die bezahlten Krankheitsstunden aufs Arbeitszeitkonto (solange bezahlte Krankheitstage übrig sind), nach Ablehnen ist der Mitarbeiter wieder einplanbar. Beides ist endgültig.
Fehlt eine fällige Krankschreibung, blockt die App die Genehmigung: erst die AU hochladen lassen, dann genehmigen. Offene Einträge ohne Nachweis tragen nach Fristablauf die Markierung AU überfällig. Ohne Enddatum zählt die Dauer bis heute. Der Mitarbeiter bekommt dann täglich eine Erinnerung.
Ab wann eine AU nötig ist, legst du mit AU erforderlich ab (Tagen) fest. Der Wert 0 heißt: ab dem ersten Krankheitstag.
| Einstellung | Wo | Wirkung |
|---|---|---|
| Arbeitsvertrag | Vertrag bearbeiten | geht immer vor |
| Standort | Standort-Einstellungen | zählt nur ohne Eintrag im Vertrag. Bei mehreren Standorten gilt der kleinste, also strengste Wert |
| Nichts eingestellt | entfällt | Gesetz (§ 5 Entgeltfortzahlungsgesetz): AU ab dem 4. Kalendertag |
AU-Dateien sind Gesundheitsdaten (DSGVO Art. 9): Gastro Cockpit speichert sie verschlüsselt und löscht sie 12 Monate bzw. 3 Jahre nach Krankheitsende automatisch.
Die Krankheitstage des Jahres siehst du im Profil des Mitarbeiters im Kasten Krankmeldung, den vollständigen Verlauf unter Einstellungen > Verläufe > Krankmeldungen.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich eine Krankmeldung ohne Enddatum genehmigen will?
Die Genehmigung ist blockiert. Trage das Enddatum direkt in der Krankmeldung ein (maximal 120 Tage in der Zukunft) und genehmige danach. Das Feld erscheint nur, wenn das Enddatum fehlt. Ein vom Mitarbeiter gemeldetes Enddatum überschreibst du damit nicht.
Was passiert, wenn die AU fehlt, die Krankheit aber über der Schwelle liegt?
Die App blockiert die Genehmigung mit einer Warnung, bis eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU), also die Krankschreibung, angehängt ist. In der Liste trägt der Eintrag die Markierung „AU überfällig". Bei offenen Krankmeldungen erinnert die App den Mitarbeiter täglich automatisch.
Was passiert mit den gezählten Arbeitstagen, wenn ich Schichten nach der Krankmeldung umbesetze?
Nichts. Die App zählt die geplanten Arbeitstage nach dem Dienstplan-Stand vom Moment der Einreichung. Späteres Umbesetzen durch den Manager ändert die Zählung nicht.
Was passiert, wenn ich eine Krankmeldung ablehne?
Der Mitarbeiter ist wieder für Schichten einplanbar, seine Verfügbarkeit gilt wieder. Er bekommt die Benachrichtigung, dass seine Krankmeldung nicht genehmigt wurde. Eine bereits bearbeitete Krankmeldung lässt sich nicht erneut bearbeiten.