Mitarbeiter einladen: Vertrag, Skills und Zugriffsebene festlegen

Mit dem zweistufigen Einladungs-Assistenten lädst du einen neuen Mitarbeiter zu deinem Standort ein: Zuerst legst du die Vertragskonditionen fest, dann Skills und Zugriffsebene. Nach dem Erstellen verschickt die App automatisch eine Einladungs-E-Mail mit Link und Einladungscode.

Einladung starten

Einladungen erstellen kannst du nur mit einer Management-Rolle im Standort — als Manager oder Inhaber. Was die Rollen unterscheidet, erklärt Rollen verstehen: Inhaber, Standortleiter, Mitarbeiter.

1. Mitarbeiter-Tab öffnen. Wechsle in der Manager-Ansicht zum Tab Mitarbeiter und tippe auf das Plus-Icon oben rechts.
2. Einladungsart wählen. Der Screen Neuen Mitarbeiter einladen bietet zwei Karten. Wähle Neuen Mitarbeiter hinzufügen. Die Karte Aus anderem Standort auswählen ist nur aktiv, wenn du in mindestens einem weiteren Standort eine Management-Rolle hast.

Schritt 1: Vertragskonditionen festlegen

1. E-Mail-Adresse eintragen. Gib im Abschnitt Kontaktinformationen die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. An diese Adresse geht die Einladung.
2. Beschäftigungsart wählen. Das Dropdown Beschäftigungsart bietet Vollzeit (Standard), Teilzeit, Mini-Job, Werkstudent, Praktikant, Auszubildender und Midi-Job. Hilfe bei der Wahl gibt Minijob, Midijob, Vollzeit: Die richtige Beschäftigungsart wählen.
3. Wöchentliche Zielstunden prüfen. Der Schalter Wöchentliche Zielstunden ist standardmäßig an; ins Feld trägst du die erwarteten Stunden pro Woche ein (Vorgabe: 40). Abschalten lässt er sich nur bei einem Mini-Job mit Stundenlohn — in allen anderen Fällen sind die Zielstunden Pflicht.
4. Lohn festlegen. Trage den Betrag ins Feld Stundenlohn ein und wähle den Lohnzeitraum: pro Monat ergibt einen festen Monatslohn, pro Stunde einen Stundenlohn. Das Feld heißt immer Stundenlohn — bei pro Monat trägst du trotzdem den Monatsbetrag ein.
5. Leiharbeit markieren (falls zutreffend). Aktiviere den Schalter Leiharbeit (Zeitarbeit) bei Zeitarbeitskräften; das begrenzt später das Arbeitszeitkonto des Vertrags auf 200 Stunden.
6. Weiter. Tippe auf Weiter. Die App prüft E-Mail, Beschäftigungsart, Lohn, Lohnzeitraum und Wochenstunden, bevor Schritt 2 erscheint.

Schritt 2: Skills und Zugriffsebene wählen

Oben fasst eine Karte deine Angaben zusammen: Beschäftigungsart, E-Mail und Lohn (z. B. „€15/Std.“ oder „€3000/Monat“).

1. Skills zuweisen. Wähle im Abschnitt Fähigkeiten über Fähigkeiten auswählen die Skills des Standorts aus, die der Mitarbeiter mitbringt — sie steuern, welche Schichten du ihm zuweisen kannst. Die Auswahl ist optional; die Skills selbst legst du vorab an, siehe Skills anlegen und Mitarbeitern zuweisen.
2. Zugriffsebene festlegen. Wähle zwischen Mitarbeiter (Standard) und Manager. Wer als Manager eingeladen wird, erhält bei Annahme beide Mitgliedschaften: Er kann selbst eingeplant werden und den Standort verwalten.
3. Einladung erstellen. Tippe auf Einladungslink generieren. Die App leitet dich zum Detail-Screen Einladung weiter.

Was nach dem Erstellen passiert

Die App verschickt automatisch eine Einladungs-E-Mail mit Link und Einladungscode. Die E-Mail ist derzeit englischsprachig („You're invited to Gastro Cockpit!“) — kündige die Einladung am besten kurz persönlich an. Auf dem Screen Einladung kannst du den Code auch selbst weitergeben, siehe Einladungscode teilen, prüfen oder stornieren.

Nimmt der Mitarbeiter die Einladung an (Mit Einladungscode beitreten und Onboarding abschließen), entsteht der Arbeitsvertrag automatisch: Startdatum ist der Tag der Annahme, du wirst als Vertrags-Manager eingetragen, und die E-Mail seines Kontos wird die Kontakt-E-Mail des Vertrags. Ein Startdatum oder eine Probezeit wählst du im Assistenten nicht — Lohn und Wochenstunden passt du später an, siehe Arbeitsvertrag bearbeiten: Lohn, Wochenstunden, Probezeit.

Mitarbeiter aus einem anderen Standort einladen

Arbeitet jemand bereits in einem deiner anderen Standorte, wähle zu Beginn Aus anderem Standort auswählen. Sein bestehender Arbeitsvertrag wird wiederverwendet — du legst nur Skills und Zugriffsebene für den neuen Standort fest.

Nächster Schritt

Sobald deine Mitarbeiter eingeladen sind, baust du den ersten Dienstplan auf.