Abgabefrist für Verfügbarkeiten konfigurieren

Die Abgabefrist legt fest, bis wann deine Mitarbeiter ihre Verfügbarkeit für den nächsten Planungszeitraum einreichen müssen. Gastro-Cockpit zeigt die Frist in der Mitarbeiter-Ansicht an und erinnert dein Team automatisch per Push-Nachricht.

So entsteht die Abgabefrist

Die Frist berechnet sich aus zwei Werten: deinem Veröffentlichungszyklus und einer Vorlaufzeit in Tagen (Standard: 45 Tage). Gastro-Cockpit nimmt die nächste Zyklusgrenze — je nach Zyklus der nächste Montag, der nächste Montag in einer geraden Kalenderwoche oder der 1. des Folgemonats — und zieht die Vorlaufzeit ab. Mehr zum Zyklus und den Zyklusgrenzen liest du unter Veröffentlichungszyklus und automatische Veröffentlichung einstellen.

Liegt das errechnete Datum bereits in der Vergangenheit, springt die Frist automatisch zur jeweils nächsten Zyklusgrenze weiter, bis sie heute oder später liegt.

Frist festlegen oder ändern

Die Vorlaufzeit wird beim Onboarding deines Standorts vom Gastro-Cockpit-Team eingerichtet und kann zwischen 0 und 180 Tagen liegen. Eine eigene Einstellung dafür gibt es in der Manager-Ansicht aktuell nicht. Möchtest du die Vorlaufzeit für deinen Standort ändern, melde dich beim Support.

Automatische Erinnerungen

Gastro-Cockpit erinnert dein Team ohne dein Zutun: genau 7 Tage, 3 Tage und noch einmal am Tag der Frist selbst, jeweils um 8:00 Uhr. Die Erinnerung kommt als Push- bzw. In-App-Nachricht: „Bitte reiche deine Verfügbarkeit für die kommende Planungsperiode für [Standortname] ein.“ Die Zeitpunkte sind fest und nicht konfigurierbar.

Erinnert wird nur, wer noch nicht selbst eingereicht hat. Der Hintergrund: Gastro-Cockpit füllt fehlende Verfügbarkeiten jede Nacht automatisch aus der Standardverfügbarkeit — für den Zeitraum von heute bis zum Ende der Vorlaufzeit (siehe Standardverfügbarkeit pro Wochentag festlegen). Solange die Tage eines Mitarbeiters nur so vorbefüllt sind, erhält er die Erinnerungen. Wer seine Verfügbarkeit manuell eingereicht hat, bekommt keine — auch nicht am Fristtag. Pro Erinnerungstag wird höchstens eine Nachricht verschickt.

Was deine Mitarbeiter sehen

1. Kalender öffnen. In der Mitarbeiter-Ansicht öffnet dein Mitarbeiter den Kalender und wählt Verfügbarkeit einreichen.
2. Frist prüfen. Die App zeigt die aktuelle Frist an: Verfügbarkeit einreichen bis, gefolgt vom Datum.
3. Absenden. Nach einem Tipp auf Absenden wechselt der Status auf Eingereicht.

Eine ausführliche Anleitung aus Mitarbeiter-Sicht findest du unter Verfügbarkeit für einzelne Tage einreichen.

Verfügbarkeitslücken und gesperrte Tage

Beim Veröffentlichen des Dienstplans zeigt dir Gastro-Cockpit, ob noch etwas fehlt: Verfügbarkeitslücken weist auf fehlende Einreichungen hin, Alle eingereicht bedeutet, dass alles vorliegt.

Die Frist selbst sperrt die Einreichung nicht. Gesperrt ist die Verfügbarkeit eines Tages erst, wenn du den Dienstplan dafür veröffentlicht hast — Mitarbeiter sehen dann den Hinweis „Dein Manager hat den Plan für diesen Tag veröffentlicht, daher ist deine Verfügbarkeit gesperrt.“ Auch Tage, an denen einem Mitarbeiter bereits eine Schicht zugewiesen ist, lassen sich nicht mehr ändern.