Abgabefrist für Verfügbarkeiten festlegen
Die Abgabefrist sagt deinem Team, bis wann es seine Verfügbarkeit für den nächsten Dienstplan eintragen muss. Gastro Cockpit zeigt die Frist in der App und erinnert automatisch aufs Handy.
So geht's
- Frist verstehen. Die Frist ist der Start deines nächsten Plans minus Vorlaufzeit, also wie viele Tage vorher dein Team Bescheid geben muss (Standard: 45 Tage).
- Frist prüfen. Dein Team sieht das Datum im Kalender unter Verfügbarkeit einreichen bis. Durch die 45 Tage Vorlauf liegt es oft weiter weg als gedacht.
- Vorlaufzeit ändern. Die Vorlaufzeit stellen wir bei der Einrichtung ein. Zum Ändern melde dich beim Support (0 bis 180 Tage).
- Lücken checken. Beim Veröffentlichen zeigt Verfügbarkeitslücken, bei wem die Rückmeldung noch fehlt. Alle eingereicht heißt: alles da.
Automatische Erinnerungen
Gastro Cockpit erinnert alle, die noch nichts eingetragen haben: 7 Tage vorher, 3 Tage vorher und am Fristtag, jeweils um 8:00 Uhr aufs Handy. Die Zeitpunkte lassen sich nicht ändern.
Fehlende Tage trägt die App jede Nacht automatisch aus der Standardverfügbarkeit ein, also den festen Wochenzeiten deiner Mitarbeiter. Solche Tage zählen nicht als eingereicht: Die Erinnerungen kommen, bis jemand selbst einreicht.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Abgabefrist für Verfügbarkeiten verpasst?
Die App trägt seine Verfügbarkeit automatisch aus der Standardverfügbarkeit ein. Die Planung bleibt also nicht leer. Die Frist allein sperrt nichts. Gesperrt sind nur Tage, für die du den Dienstplan schon veröffentlicht hast oder an denen er eine Schicht hat.
Warum bekommt ein Mitarbeiter keine Erinnerung zur Abgabefrist?
Erinnert wird nur, wessen Verfügbarkeit im Zielzeitraum noch automatisch aus der Standardverfügbarkeit stammt. Hat jemand selbst eingereicht, kommt keine Erinnerung mehr, auch nicht am Fristtag.
Warum liegt die angezeigte Abgabefrist so weit in der Zukunft?
Die Standard-Vorlaufzeit sind 45 Tage und damit länger als ein Wochen- oder 14-Tage-Rhythmus. Die App springt deshalb zum jeweils nächsten Planungsstichtag weiter, bis die Frist heute oder später liegt. So kann die Frist mehrere Planungsrunden entfernt sein.
Kann ich die Erinnerungszeitpunkte für die Abgabefrist ändern?
Nein. Die App erinnert fest 7 Tage vorher, 3 Tage vorher und am Fristtag, jeweils um 8:00 Uhr. Diese Zeitpunkte lassen sich nicht ändern.