Abrechnungszeitraum und Zahltag festlegen

Der Abrechnungszeitraum legt fest, bis zu welchem Tag Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung gesammelt werden. Hier stellst du den Starttag (1–28) ein und aktivierst auf Wunsch den automatischen E-Mail-Export an den Inhaber.

Starttag des Abrechnungszeitraums festlegen

Der Starttag ist der Zahltag deines Betriebs: Bis dahin werden Arbeitszeiten erfasst, danach beginnt die nächste Periode. Ändern können Starttag und Export-Schalter nur Inhaber und Standortleiter — mehr dazu in Rollen verstehen: Inhaber, Standortleiter, Mitarbeiter.

1. Einstellungen öffnen. Wechsle in der Manager-Ansicht zum Tab Einstellungen und öffne Standort verwalten.
2. Karte Abrechnungszeitraum aufrufen. Scrolle zur Karte Abrechnungszeitraum.
3. Starttag wählen. Wähle im Dropdown Abrechnungszeitraum beginnt am einen Tag von 1 bis 28. Die Auswahl wird sofort gespeichert.

Voreingestellt ist Tag 1. Tage nach dem 28. lassen sich nicht auswählen.

Monatlichen E-Mail-Export aktivieren

In derselben Karte findest du die Checkbox Arbeitszeiten nach jedem Abrechnungszeitraum per E-Mail an den Inhaber senden. Die Checkbox ist standardmäßig deaktiviert — das Aktivieren ist deine Freigabe für den automatischen Versand.

Ist der Export aktiv, passiert nach jedem abgeschlossenen Abrechnungszeitraum Folgendes:

• Gastro-Cockpit erstellt den Arbeitszeiten-Export der abgeschlossenen Periode als Excel-Datei (XLSX) und PDF, beides auf Deutsch.
• Beide Dateien gehen per E-Mail an den Inhaber. Der Betreff lautet „Arbeitszeiten {Standortname}: TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJJJ“.
• Alle Manager des Standorts erhalten eine Benachrichtigung in der App, dass der Export versendet wurde.
• Pro Periode wird nur einmal versendet — auch wenn bei spätem Starttag zwei Versandtage in denselben Kalendermonat fallen.

Ist kein Inhaber oder keine Inhaber-E-Mail hinterlegt, wird der Versand für die Periode übersprungen — ohne Fehlermeldung in der App. Prüfe daher, dass die E-Mail-Adresse des Inhabers stimmt.

Wie du Arbeitszeiten vor dem Periodenende kontrollierst, zeigt Arbeitszeiten prüfen und korrigieren (Manager).

Periodenwechsel und Stundensaldo

Den Übergang zwischen zwei Perioden verarbeitet Gastro-Cockpit automatisch über Nacht. Dabei wird der Stundensaldo verrechnet: Überstunden senken das Stundenziel der nächsten Periode, Unterstunden erhöhen es.

Änderst du den Starttag, werden noch nicht begonnene zukünftige Perioden gelöscht. Eine Übergangsperiode überbrückt die Zeit bis zum ersten Start im neuen Rhythmus — danach laufen die Perioden regulär am neuen Starttag.

Export jederzeit manuell erstellen

Unabhängig vom automatischen Versand kannst du unter Einstellungen > Daten exportieren jederzeit selbst einen Export erstellen — mit wählbarem Exporttyp (Arbeitszeiten oder Änderungsprotokoll), Exportumfang (Standort oder Mitarbeiter), Zeitraum und Ausgabeformat. Möglich ist das, sobald die erste Abrechnungsperiode abgeschlossen ist.

Nächster Schritt

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