Einladungscode teilen, prüfen oder stornieren

Für Manager

Stand: 16. Juli 2026

Nach dem Erstellen einer Einladung teilst du den 6-stelligen Einladungscode oder den Einladungslink mit der eingeladenen Person. Hier erfährst du außerdem, wo du offene Einladungen findest, wie du sie stornierst und was du bei abgelaufenen Codes tust.

Link oder Code kopieren und teilen

Sobald du beim Einladen auf Einladungslink generieren tippst, öffnet sich der Screen Einladung. Die Karte oben fasst die Eckdaten zusammen: Beschäftigungsart, E-Mail-Adresse der eingeladenen Person, Rolle (Manager oder Mitarbeiter) und Stundenlohn. Prüfe kurz, ob alles stimmt.

Abschnitt „Einladung teilen“ öffnen. Dort findest du zwei kopierbare Felder: Link (https://gastro-cockpit.de/invite/CODE) und Code — 6 Zeichen aus Großbuchstaben und Ziffern.
Link oder Code kopieren. Tippe auf das jeweilige Feld; die App bestätigt mit Link kopiert bzw. Code kopiert. Füge den Inhalt anschließend z. B. in eine Nachricht ein.
Oder direkt teilen. Der Button Teilen öffnet das Teilen-Menü deines Geräts mit einer fertigen Nachricht, die Link und Code bereits enthält.

Jede Einladung ist einmalig und 7 Tage gültig — teile sie deshalb nur mit der Person, für die sie bestimmt ist. Öffnet die Person den Link auf ihrem Handy, wird der Code automatisch für das Onboarding übernommen. Alternativ gibt sie ihn im Screen Standort beitreten von Hand ein.

Mit Einladungscode beitreten und Onboarding abschließen

Offene Einladungen prüfen

Alle offenen Einladungen stehen ganz oben in deiner Mitarbeiter-Liste — noch ohne Namen, nur mit der E-Mail-Adresse der eingeladenen Person. Tippe auf die Zeile, um den Einladung-Screen erneut zu öffnen: Dort kopierst du Link oder Code noch einmal oder stornierst die Einladung. Sobald die Person annimmt, wird aus der Zeile ein normaler Mitarbeiter-Eintrag.

Einladung stornieren

Falsche E-Mail-Adresse erwischt oder die Person soll doch nicht beitreten? Tippe im Einladung-Screen auf den roten Button Einladung stornieren. Die Einladung wird endgültig gelöscht, Code und Link lassen sich danach nicht mehr einlösen, und du landest wieder in der Mitarbeiterliste.

Abgelaufene Einladung erneut senden

Nach 7 Tagen läuft eine Einladung automatisch ab: Der Code lässt sich nicht mehr einlösen, und die Zeile verschwindet von selbst aus der Mitarbeiterliste — stornieren musst du nichts. Verlängern oder direkt erneut senden kannst du eine abgelaufene Einladung nicht. Erstelle stattdessen einfach eine neue Einladung mit denselben Angaben; die Person erhält dann automatisch einen frischen Code per E-Mail.

Mitarbeiter einladen: Vertrag, Skills und Zugriffsebene festlegen

Häufige Fehlermeldungen beim Einlösen

Meldet sich die eingeladene Person mit einem Fehler, hilft dir diese Übersicht:

Meldung	Ursache	Was du tust
„Dieser Code existiert nicht oder wurde falsch eingegeben.“	Tippfehler — oder die Einladung wurde storniert.	Code prüfen und erneut eingeben lassen; wenn storniert, eine neue Einladung erstellen.
„Diese Einladung ist nicht mehr gültig. Bitte fordern Sie bei Ihrer Führungskraft eine neue an.“	Die Einladung ist abgelaufen (älter als 7 Tage).	Eine neue Einladung erstellen.
„Diese Einladung wurde an eine andere E-Mail-Adresse gesendet. Bitte melden Sie sich mit der eingeladenen Adresse an.“	Die Person ist mit einer anderen E-Mail-Adresse angemeldet als der eingeladenen.	Die Person meldet sich mit der eingeladenen Adresse an — oder du erstellst eine Einladung an die richtige Adresse.
„Sie haben bereits einen aktiven Vertrag an diesem Standort.“	Die Person hat an dem Standort schon einen laufenden Vertrag.	Kein zweiter Beitritt nötig — den bestehenden Eintrag in der Mitarbeiterliste nutzen.

Häufige Fragen

Was passiert, wenn sich der Mitarbeiter mit einer anderen E-Mail-Adresse anmeldet als der eingeladenen?

Die Annahme schlägt fehl. Die App prüft beim Einlösen, ob die E-Mail-Adresse des Kontos mit der eingeladenen Adresse übereinstimmt (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle). Der Mitarbeiter muss sich mit der eingeladenen Adresse anmelden — oder du stornierst die Einladung und erstellst eine neue an die richtige Adresse.

Was passiert, wenn zwei Personen denselben Einladungscode gleichzeitig einlösen?

Jede Einladung ist einmalig. Nur die erste Annahme geht durch; bei der Annahme wird die Einladung gelöscht. Die zweite Person erhält eine Fehlermeldung, dass die Einladung bereits angenommen wurde, und braucht eine eigene, neue Einladung.

Was passiert, wenn der Einladungscode zu oft falsch eingegeben wird?

Die Code-Eingabe ist auf 10 Versuche pro Minute und Nutzer begrenzt. Danach heißt es kurz warten, dann klappt die Eingabe wieder. Die Begrenzung schützt zusammen mit dem zufälligen 6-stelligen Code davor, dass Fremde Codes durchprobieren.

Was passiert, wenn der einladende Manager den Standort verlässt, bevor die Einladung angenommen wird?

Die Annahme wird abgelehnt, wenn der Einladende bei der Annahme nicht mehr Mitglied des Standorts ist oder seine Rolle nicht mehr mindestens der eingeladenen Rolle entspricht. In dem Fall muss eine andere berechtigte Person eine neue Einladung erstellen.