Vorlagen nutzen: Wiederkehrende Wochen einmal anlegen, immer wieder einfügen

Mit Vorlagen legst du deine typische Planwoche einmal an und fügst sie danach in jede neue Woche ein — auf Wunsch samt Mitarbeiterzuweisungen.

Was eine Vorlage speichert

Eine Vorlage besteht aus einem oder mehreren Tagen (Tag 1, Tag 2, …) mit Arbeitsplätzen. Jeder Arbeitsplatz speichert Bereich, Uhrzeiten, benötigte Personenzahl, Skills und optional feste Mitarbeiterzuweisungen — aber kein Datum. So bildest du eine ganze Woche oder auch nur einzelne Tage ab. Vorlagen gehören zu einem Standort; verwalten und anwenden kannst du sie nur mit Management-Rechten.

Vorlage erstellen

1. Vorlagen öffnen. Gehe in die Einstellungen und öffne den Menüpunkt Vorlagen.
2. Neue Vorlage starten. Tippe auf das Plus-Icon oben rechts — oder bei leerer Liste auf Vorlage erstellen.
3. Details eintragen. Gib unter Vorlagendetails im Feld Vorlagenname einen Namen ein (z. B. „Weihnachtsdienstplan“) und fülle bei Bedarf das Feld Beschreibung (optional) aus. Ohne Namen bleibt der Speichern-Button deaktiviert.
4. Tage und Schichten anlegen. Über die Tages-Tabs planst du Tag für Tag, mit Tag hinzufügen erweiterst du die Vorlage. Pro Bereich legst du über Arbeitsplatz hinzufügen Arbeitsplätze an — im selben Formular wie im Kalender, nur mit reiner Uhrzeitwahl statt Datum.
5. Speichern. Tippe auf Erstellen. Eine bestehende Vorlage speicherst du im Screen Vorlagendetails mit Speichern.

Wie du Bereich, Personalbedarf und Skills für einen Arbeitsplatz festlegst, erklärt Schichten anlegen: Bereich, Zeiten, Personalbedarf und Skills.

Vorlage bearbeiten oder löschen

Öffne eine Vorlage aus der Liste, um Tage und Arbeitsplätze zu ändern. Tag entfernen löscht alle Arbeitsplätze des gewählten Tages, spätere Tage rücken auf. Beim Speichern werden alle Arbeitsplätze der Vorlage in einem Schritt ersetzt. Löschen kannst du eine Vorlage über das Papierkorb-Icon in der Liste — bestätige im Dialog Vorlage löschen mit Löschen.

Vorlage in den Kalender einfügen

1. Kopieren öffnen. Tippe im Kalender-Header auf Kopieren und wähle unter Kopieren von die Option Vorlage.
2. Vorlage wählen. Die Liste zeigt zu jeder Vorlage die Anzahl der Tage und Schichten sowie den Stand der letzten Aktualisierung.
3. Ziel festlegen. Wähle im Sheet Einfügen in den Zieltag. Bei mehrtägigen Vorlagen belegen die weiteren Vorlagentage automatisch die Folgetage.
4. Zuweisungen entscheiden. Der Schalter Zuweisungen übernehmen ist standardmäßig aktiv. Schaltest du ihn aus, entstehen unbesetzte Schichten, die du danach frei besetzt — siehe Mitarbeiter zuweisen — mit Verfügbarkeits- und Skill-Abgleich.
5. Bestätigen. Mit Bestätigen entstehen aus allen Arbeitsplätzen der Vorlage echte Schichten am Zieltag. Liegt die Endzeit eines Arbeitsplatzes auf oder vor seiner Startzeit, läuft die Schicht als Übernachtschicht in den Folgetag.

Wann das Einfügen fehlschlägt

• Zieltage müssen komplett leere Entwurfstage sein. Bereits veröffentlichte oder gesperrte Tage sowie Tage mit vorhandenen Schichten blockieren das Einfügen — leere die Tage zuerst über Tage leeren oder wähle einen anderen Zeitraum.
• Bei mehrtägigen Vorlagen müssen der Starttag und alle Folgetage frei und unveröffentlicht sein, sonst schlägt der gesamte Vorgang fehl.
• Leere Vorlagen ohne Arbeitsplätze lassen sich nicht anwenden.

Willst du stattdessen eine bereits geplante Woche direkt übertragen, nutze das Kopieren einzelner Tage oder Wochen. Nach dem Einfügen und Anpassen fehlt nur noch die Veröffentlichung.