Dienstplan veröffentlichen
Solange ein Tag im Status Entwurf steht, siehst nur du den Plan. Hier veröffentlichst du ihn. Jeder mit Schichten im Zeitraum bekommt automatisch eine Benachrichtigung.
So geht's
- Kalender öffnen. Tippe im Kalender auf Schichten veröffentlichen.
- Tage markieren. Wähle im Fenster Dienstplan veröffentlichen die Tage aus, die dein Team sehen soll.
- Besetzung prüfen. Die Karte zeigt Abdeckung (wie viel Prozent deiner Schichten besetzt sind), Offene Schichten und Verfügbarkeitslücken (bei wem die Rückmeldung noch fehlt).
- Veröffentlichen. Tippe auf Schichten veröffentlichen. Bei offenen Schichten oder Lücken fragt die App einmal nach, der Button heißt dann Trotzdem veröffentlichen.
Die App veröffentlicht nur Tage, an denen mindestens eine Schicht eingeplant ist. Leere und schon veröffentlichte Tage überspringt sie. Gibt es nichts zu veröffentlichen, bleibt der Button grau.
Veröffentliche erst, wenn die Besetzung steht: Jede Änderung an einem veröffentlichten Tag benachrichtigt die Betroffenen. Lieber automatisch? Gastro Cockpit kann neue Tage auch von selbst veröffentlichen: Standard sind 14 Tage Vorlauf, dann sogar Tage ohne Schichten.
Die drei Tagesstatus
| Status | Bedeutung | Was du tun kannst |
|---|---|---|
| Entwurf | Nur Manager sehen den Plan | Frei planen und ändern |
| Veröffentlicht | Dein Team sieht die Schichten und kann einstempeln; die Verfügbarkeit ist für diese Tage gesperrt | Zurückziehen: Öffne die Tagesansicht und tippe auf Tag zurückziehen. Der Tag wird wieder zum Entwurf |
| Gesperrt | Veröffentlicht und geschützt | Nichts: weder zurückziehen noch leeren |
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich den Dienstplan mit offenen Schichten veröffentliche?
Die App fragt einmal nach: „Unvollständige Abdeckung“ zeigt dir, wie viele Schichten noch niemandem zugewiesen sind. Mit „Trotzdem veröffentlichen“ gibst du den Plan raus. Mit „Abbrechen“ gehst du zurück in die Planung und weist erst Mitarbeiter zu.
Was passiert, wenn ich einen veröffentlichten Tag nachträglich ändere?
Jede Änderung an einem veröffentlichten Tag benachrichtigt die betroffenen Mitarbeiter: „Dein Dienstplan wurde aktualisiert.“ Das gilt fürs Hinzufügen, Bearbeiten und Löschen von Schichten, geänderte Zuweisungen und geleerte Tage. Beim Leeren warnt dich die App vorab, dass dein Team eine Benachrichtigung bekommt.
Warum kann ich einen veröffentlichten Tag nicht zurückziehen?
Liegen im Zeitraum gesperrte Tage oder hat schon jemand eingestempelt, blockt die App das Zurückziehen. Sie meldet dann: „Kann nicht zurückgezogen werden: Mitarbeiter haben an diesem Tag bereits eingestempelt.“ Der Grund: Arbeitszeitnachweise musst du gesetzlich aufbewahren.
Werden Tage ohne Schichten mitveröffentlicht?
Beim manuellen Veröffentlichen nicht: Leere Tage überspringt die App und weist sie vorab in der Statistik als übersprungen aus. Die automatische Veröffentlichung gibt dagegen alle Tage im Vorlauffenster raus, auch Tage ohne Schichten.