Dienstplan veröffentlichen: So sehen Mitarbeiter ihre Schichten
Solange Tage im Status Entwurf stehen, siehst nur du den Plan. Mit der Veröffentlichung machst du die Schichten für dein Team sichtbar — alle Mitarbeiter mit Schichten im gewählten Zeitraum werden automatisch benachrichtigt.
So veröffentlichst du den Dienstplan
Veröffentlichen und Zurückziehen können nur Management-Rollen — mehr dazu unter Rollen verstehen: Inhaber, Standortleiter, Mitarbeiter.
- Kalender öffnen. In der Manager-Ansicht zeigt der Tab Kalender eine Hinweisbox mit dem Button Schichten veröffentlichen. Tippe darauf.
- Zeitraum wählen. Im Sheet Dienstplan veröffentlichen markierst du im Monatskalender die Tage, die dein Team sehen soll. Der Veröffentlichen-Button bleibt deaktiviert, solange der Zeitraum keinen veröffentlichbaren Entwurfstag enthält — etwa wenn alle Tage bereits veröffentlicht sind.
- Statistik prüfen. Nach der Auswahl erscheint eine Karte mit Abdeckung, Offene Schichten und Verfügbarkeitslücken sowie einer Zusammenfassung: wie viele Tage veröffentlicht werden, wie viele mangels Schichten übersprungen werden und wie viele bereits veröffentlicht sind.
- Veröffentlichen. Tippe unten auf Schichten veröffentlichen. Gibt es offene Schichten oder Verfügbarkeitslücken, heißt der Button Trotzdem veröffentlichen, und der Dialog Unvollständige Abdeckung fragt nach — du bestätigst oder gehst mit Abbrechen zurück in die Planung. Bei Erfolg bestätigt eine Meldung, wie viele Tage veröffentlicht wurden.
Veröffentlicht werden nur Tage mit mindestens einem Arbeitsplatz; leere und bereits veröffentlichte Tage überspringt die App automatisch.
Besetzung und offene Schichten prüfen
| Wert | Bedeutung | Was du tust |
|---|---|---|
| Abdeckung | Anteil der zugewiesenen Schichten an allen Schichten im Zeitraum, in Prozent | Fehlende Zuweisungen erledigen — siehe Mitarbeiter zuweisen — mit Verfügbarkeits- und Skill-Abgleich |
| Offene Schichten | Anzahl der unbesetzten Positionen im Zeitraum | Zuweisen oder bewusst offen veröffentlichen |
| Verfügbarkeitslücken | Fehlende Verfügbarkeits-Einreichungen pro Tag über alle Mitarbeiter des Standorts; steht dort Alle eingereicht, fehlt nichts | Team erinnern — siehe Verfügbarkeit für einzelne Tage einreichen |
Was dein Team nach der Veröffentlichung sieht
Alle Mitarbeiter mit Schichten im Zeitraum erhalten eine Benachrichtigung: „Dein neuer Dienstplan ist jetzt verfügbar.“ Im Kalender und unter den anstehenden Schichten sehen Mitarbeiter ausschließlich Schichten auf veröffentlichten Tagen — wie das aus Mitarbeitersicht aussieht, zeigt Meinen Dienstplan ansehen und Schichtdetails öffnen.
Auf veröffentlichten Tagen ist die Verfügbarkeit der Mitarbeiter gesperrt. Änderst du einen bereits veröffentlichten Tag — Schicht hinzufügen, bearbeiten, löschen oder Zuweisung ändern —, informiert die App die Betroffenen mit „Dein Dienstplan wurde aktualisiert.“
Tagesstatus im Überblick
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Entwurf | Nur für Manager sichtbar; du planst frei |
| Veröffentlicht | Dein Team sieht den Plan und kann einstempeln; Änderungen lösen Benachrichtigungen aus |
| Gesperrt | Veröffentlicht und geschützt; kann weder zurückgezogen noch geleert werden |
Einen veröffentlichten Tag zurückziehen
Öffne die Tagesansicht und tippe auf das Undo-Icon Tag zurückziehen. Ein Dialog erklärt, dass der Tag in den Entwurf zurückgesetzt wird und Mitarbeiter den Dienstplan dieses Tages erst wieder sehen, wenn er erneut veröffentlicht wird. Bestätige mit Zurückziehen.
Das Zurückziehen ist blockiert, wenn im Zeitraum gesperrte Tage liegen oder Mitarbeiter an dem Tag bereits eingestempelt haben. Dann meldet die App: „Kann nicht zurückgezogen werden — Mitarbeiter haben an diesem Tag bereits eingestempelt.“
Automatische Veröffentlichung
Ein täglicher Hintergrund-Task kann Tage automatisch im Voraus veröffentlichen — standardmäßig mit 14 Tagen Vorlauf; der Wert 0 deaktiviert die Funktion. Anders als beim manuellen Veröffentlichen werden dabei auch Tage ohne Schichten veröffentlicht.
Veröffentlichungszyklus und automatische Veröffentlichung einstellenHäufige Fragen
Was passiert, wenn ich den Dienstplan mit offenen Schichten veröffentliche?
Die App zeigt den Warn-Dialog „Unvollständige Abdeckung“ mit der Anzahl nicht zugewiesener Schichten und fragt, ob du trotzdem veröffentlichen möchtest. Mit „Trotzdem veröffentlichen“ bestätigst du, mit „Abbrechen“ kehrst du in die Planung zurück und weist erst Mitarbeiter zu.
Was passiert, wenn ich einen bereits veröffentlichten Tag nachträglich ändere?
Änderungen an veröffentlichten Tagen — Schicht hinzufügen, bearbeiten oder löschen, Zuweisung ändern oder Tage leeren — benachrichtigen die betroffenen Mitarbeiter mit „Dein Dienstplan wurde aktualisiert.“ Beim Leeren veröffentlichter Tage warnt die App zusätzlich vorab, dass Mitarbeiter benachrichtigt werden.
Warum kann ich einen veröffentlichten Tag nicht zurückziehen?
Das Zurückziehen ist blockiert, wenn im Zeitraum gesperrte Tage liegen oder Mitarbeiter an dem Tag bereits eingestempelt haben. Die App meldet dann: „Kann nicht zurückgezogen werden — Mitarbeiter haben an diesem Tag bereits eingestempelt.“ Hintergrund ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Arbeitszeitnachweise.
Werden Tage ohne Schichten mitveröffentlicht?
Bei der manuellen Veröffentlichung nicht: Tage ohne Schichten werden übersprungen und in der Statistik vorab als übersprungen ausgewiesen. Die automatische Veröffentlichung veröffentlicht dagegen alle Tage im Vorlauffenster, auch solche ohne Schichten.