Mitarbeiter zuweisen
Mit zwei Fingertipps besetzt du jede Schicht mit den richtigen Leuten. Die App zeigt dir, wer verfügbar ist, die nötigen Fähigkeiten mitbringt und noch Stunden frei hat.
So geht's
- Auswahl öffnen. Tippe im Kalender einen Tag an, dann bei der Position auf Nicht zugewiesen. Beim Schicht-Anlegen tippe auf das Feld Mitarbeiter Platz.
- Mitarbeiter finden. Such über Nach Name suchen... oder filtere nach Beschäftigungsart, z. B. Vollzeit oder Mini Job. Wer alle geforderten Fähigkeiten hat, steht ganz oben. Manager fehlen in der Liste, ebenso wer schon auf einer anderen Position dieser Schicht steht.
- Stunden checken. Die Stundenanzeige (z. B. 12/20h) vergleicht geplante Stunden mit den Zielstunden (Sollstunden) im Abrechnungszeitraum, also bis zum Zahltag. Grün ab 90 %, rot, wenn die neue Schicht das Ziel sprengen würde. Die Zielstunden nimmt die App aus den Standort-Einstellungen des Mitarbeiters, sonst aus dem Vertrag.
- Zuweisen. Wähle den Mitarbeiter aus und bestätige mit Speichern.
- Ausnahmen bewusst wählen. Nicht verfügbare Mitarbeiter (Im Urlaub, Krank, Frei) erscheinen nur über die Namenssuche. Die App speichert erst, wenn du Trotzdem zuweisen bestätigst.
- Zuweisung lösen oder ändern. Wähle Nicht zugewiesen: Die Position wird wieder zur offenen Schicht. Jede Änderung an veröffentlichten Tagen meldet die App den Betroffenen aufs Handy. Unveröffentlichte bleiben still.
Einen Mitarbeiter gezielt einplanen
Du willst andersherum planen: erst die Person, dann ihre Schichten? Tippe oben im Kalender auf Einplanen. Auf der Seite Mitarbeiterzuteilung findest du über Filter schnell, wer Überstunden oder Unterstunden hat. Ideal, um Zielstunden aufzufüllen.
Wähle den Mitarbeiter, tippe einen Tag an und setze bei den gewünschten Schichten Häkchen. Passende Schichten zeigt nur Schichten, für die laut Verfügbarkeit noch genug freie Stunden übrig sind; Alle Schichten an diesem Tag zeigt den kompletten Tag. Mit Speichern bestätigen. So planst du rund drei Monate voraus.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich einen Mitarbeiter zuweise, der im Urlaub oder krank ist?
Nicht verfügbare Mitarbeiter blendet die App in der Auswahlliste aus. Du findest sie nur über die Namenssuche. Wählst du einen aus, zeigt Gastro Cockpit den Dialog „Mitarbeiter nicht verfügbar“ mit dem Grund, etwa „Im Urlaub“ oder „Krank“. Erst mit „Trotzdem zuweisen“ speichert die App. Auf der Schicht-Karte markiert sie den Mitarbeiter dann als nicht verfügbar.
Warum taucht ein Mitarbeiter nicht in der Auswahlliste auf?
Vier mögliche Gründe: Er ist an dem Tag nicht verfügbar, dann findest du ihn nur über die Namenssuche. Er steht schon auf einer anderen Position derselben Schicht. Er hat die Rolle Manager, und Manager fehlen in der Liste. Oder ein aktiver Filter blendet ihn aus; dann zeigt die App „Keine Mitarbeiter entsprechen diesem Filter“.
Bekommt der Mitarbeiter eine Benachrichtigung, wenn ich ihn zuweise oder entferne?
Nur wenn der Tag schon veröffentlicht ist: Dann bekommen die Betroffenen die Benachrichtigung „Dein Dienstplan wurde aktualisiert.“ Solange der Tag noch ein Entwurf ist, benachrichtigt die App niemanden.
Kann ich die Zuweisung ändern, wenn die Schicht schon läuft?
Nein. Zuweisen und Entfernen funktionieren nur bei geplanten Schichten. Sobald ein Mitarbeiter eingestempelt hat oder die Schicht vorbei ist, ist die Zuweisung fix.