Mitarbeiter zuweisen — mit Verfügbarkeits- und Skill-Abgleich

Weise Mitarbeiter per Tap einer Schicht zu — mit Verfügbarkeits- und Skill-Abgleich: Wer alle geforderten Skills hat, steht in der Auswahlliste ganz oben, nicht verfügbare Mitarbeiter sind ausgeblendet, und ein Stunden-Badge zeigt die Auslastung im Abrechnungszeitraum.

Mitarbeiter einer Schicht zuweisen

1. Auswahl öffnen. Tippe im Formular eines Arbeitsplatzes auf ein Feld Mitarbeiter Platz — oder tippe in der Tagesansicht einen Tag im Kalender an und dann bei der gewünschten Position auf die Zeile Nicht zugewiesen. Beide Wege öffnen das Sheet Mitarbeiter auswählen.
2. Mitarbeiter finden. Nutze das Suchfeld Nach Name suchen... oder die Filter-Tabs nach Beschäftigungsart, z. B. Vollzeit, Mini Job oder Werkstudent. Mitarbeiter, die alle für die Schicht geforderten Skills besitzen, stehen automatisch ganz oben.
3. Antippen und speichern. Wähle den Mitarbeiter aus und bestätige mit Speichern.

Welche Skills eine Schicht fordert, legst du beim Anlegen fest — siehe Schichten anlegen: Bereich, Zeiten, Personalbedarf und Skills. Ist die Liste leer (Noch keine Mitarbeiter hinzugefügt), lade zuerst Mitarbeiter zu deinem Standort ein: Mitarbeiter einladen: Vertrag, Skills und Zugriffsebene festlegen.

So liest du die Auswahlliste

Jeder Eintrag zeigt Skill-Badges und ein Stunden-Badge wie 12/20h: zugewiesene Stunden im Abrechnungszeitraum gegenüber den Zielstunden. Das Badge wird grün ab 90 % des Ziels und rot, wenn die neue Schicht das Ziel überschreiten würde. Die Zielstunden legst du in den Standort-Einstellungen des Mitarbeiters fest; fehlen sie dort, gilt der Wert aus dem Vertrag.

Drei Gruppen fehlen in der Liste: Manager, Mitarbeiter, die bereits einer anderen Position derselben Schicht zugewiesen sind, und nicht verfügbare Mitarbeiter. Letztere findest du nur über die Namenssuche — mit Grund wie Im Urlaub, Krank oder Frei. Wählst du so jemanden aus, fragt der Dialog Mitarbeiter nicht verfügbar nach: Erst mit Trotzdem zuweisen wird die Zuweisung gespeichert, mit Abbrechen nicht. Auf der Karte des Arbeitsplatzes bleibt der Mitarbeiter danach als nicht verfügbar markiert.

Einen Mitarbeiter gezielt einplanen

Willst du umgekehrt vorgehen — erst der Mitarbeiter, dann die Schichten —, nutze die Mitarbeiterzuteilung:

1. Einplanen antippen. Den Button findest du im Kalender-Header. Der Screen Mitarbeiterzuteilung listet alle Mitarbeiter mit Stunden-Badges; über Filter grenzt du auf Überstunden oder Unterstunden ein.
2. Mitarbeiter wählen. Nach dem Antippen öffnet sich der Zuteilungskalender mit der Kopfzeile Schichten zuweisen für und dem Namen. Die Monatsnavigation reicht rund drei Monate in die Zukunft.
3. Tag antippen und Schichten wählen. Das Sheet Schichten hat zwei Tabs mit Trefferzählern: Passende Schichten zeigt Schichten, für die der Mitarbeiter laut Verfügbarkeit — abzüglich bereits geplanter Schichten — genug freie Stunden hat; Alle Schichten an diesem Tag zeigt den kompletten Tag. Wähle Schichten per Checkbox und bestätige mit Speichern.

Die Verfügbarkeiten dafür reichen deine Mitarbeiter selbst ein — siehe Verfügbarkeit für einzelne Tage einreichen.

Zuweisung entfernen — und wer benachrichtigt wird

Wähle im Sheet Mitarbeiter auswählen die Option Nicht zugewiesen, um eine Zuweisung zu lösen — die Position wird wieder zur offenen Schicht. Zuweisen und Entfernen funktionieren nur bei geplanten Schichten; sobald jemand eingestempelt hat oder die Schicht beendet ist, lässt sich die Zuweisung nicht mehr ändern.

Liegt die Schicht an einem bereits veröffentlichten Tag, erhalten die betroffenen Mitarbeiter die Benachrichtigung „Dein Dienstplan wurde aktualisiert.“ An Entwurfstagen wird niemand benachrichtigt.