Arbeitszeiten exportieren
Mit dem Export übergibst du die Arbeitszeiten deines Teams ans Lohnbüro: als Excel, CSV oder PDF. Auch das Änderungsprotokoll für die Zollprüfung erstellst du hier.
So geht's
- Export-Seite öffnen. Öffne die Einstellungen und tippe unter Standort auf Daten exportieren.
- Exporttyp wählen. Arbeitszeiten liefert die Stunden fürs Lohnbüro, Änderungsprotokoll (Audit) das Protokoll für die Zollprüfung.
- Team oder Person wählen. Standort exportiert alle, Mitarbeiter eine einzelne Person. Ohne Auswahl bleibt der Export-Button ausgegraut. Ausgeschiedene findest du mit dem Haken bei Ehemalige anzeigen.
- Zeitraum wählen. Abrechnungszeitraum, also der Zeitraum bis zum Zahltag, bietet alle begonnenen Zeiträume an, der laufende reicht bis heute. Mit Benutzerdefinierter Zeitraum wählst du Start und Ende selbst: maximal 365 Tage, das Ende nie in der Zukunft.
- Dateiformat wählen. Excel ist voreingestellt, daneben gibt es CSV, PDF und HTML.
- Erstellen und teilen. Tippe auf Export erstellen. PDFs zeigt die App als Vorschau, sonst öffnet sich das Teilen-Menü deines Handys. Von dort geht die Datei z. B. per E-Mail ans Lohnbüro.
Was in den Dateien steht
| Export | Das steht drin |
|---|---|
| Standort | Eine Zeile pro Tag und Mitarbeiter: Personalnummer, Lohnart, Stunden, Stundenlohn, Summe. |
| Mitarbeiter | Eine Zeile pro Kalendertag inklusive Abwesenheiten, dazu eine Summenzeile mit Arbeitszeit ohne Pausen, Stundenlohn und Lohn. |
| Änderungsprotokoll (Audit) | Wer hat wann was geändert, mit Begründung. Deckt Zeitkorrekturen, Arbeitszeit- und Urlaubskonto sowie Krankmeldungen ab. |
| Sonderfälle | Nachtschichten zählen zum Tag des Schichtbeginns. Noch Eingestempelte erscheinen mit 0 Stunden, Überschneidungen mit einer Krankmeldung mit Bemerkung. Beides vor der Abrechnung prüfen. |
Du willst nicht jeden Monat selbst exportieren? Der Schalter auf der Export-Seite verschickt einen Tag nach jedem Abrechnungszeitraum automatisch Excel und PDF an den Inhaber. Manager bekommen eine Benachrichtigung, standardmäßig ist der Schalter aus.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter beim Export noch eingestempelt ist?
Die offene Schicht steht trotzdem im Export: mit 0 berechenbaren Stunden und deutlicher Markierung. Im Mitarbeiter-Export ergänzt die App die Bemerkung 'Noch eingestempelt – kein Ausstempeln erfasst'. So rutschen die Summen nicht heimlich zu niedrig. Trage das Ausstempeln nach und erstelle den Export neu.
Kann ich Arbeitszeiten von ausgeschiedenen Mitarbeitern exportieren?
Ja. Wähle beim Exportumfang 'Mitarbeiter' und setze den Haken bei 'Ehemalige anzeigen'. Ausgeschiedene erscheinen dann in der Auswahl mit dem Zusatz '(Ausgeschieden)'. Der Export basiert auf den Arbeitsverträgen. Deshalb kannst du ihn auch nach dem Ausscheiden noch erstellen.
Zu welchem Tag zählt eine Nachtschicht im Export?
Eine Schicht zählt immer zum Kalendertag ihres Beginns, auch wenn sie über Mitternacht geht. Die komplette Arbeitszeit der Nachtschicht steht also beim Starttag.
Was passiert, wenn ich denselben Zeitraum ein zweites Mal exportiere?
Für abgeschlossene Zeiträume nutzt Gastro Cockpit die bereits erzeugte Datei wieder. Zeiträume, die bis heute reichen, berechnet die App bei jedem Export neu. Das Änderungsprotokoll (Audit) erzeugt sie grundsätzlich bei jedem Export neu.