Arbeitszeiten exportieren: CSV, Excel, PDF oder HTML fürs Lohnbüro
Mit dem Export übergibst du die Arbeitszeiten deines Teams ans Lohnbüro – als CSV, Excel, PDF oder HTML, für den ganzen Standort oder einzelne Mitarbeiter, für einen Abrechnungszeitraum oder einen eigenen Datumsbereich.
Voraussetzungen
Exporte kann nur erstellen, wer eine Management-Rolle am Standort hat – etwa als Inhaber oder Standortleiter. Welche Rolle was darf, erklärt Rollen verstehen: Inhaber, Standortleiter, Mitarbeiter.
Export erstellen
- Export-Seite öffnen. Öffne in der Manager-Ansicht die Einstellungen und tippe im Abschnitt Standort auf Daten exportieren. Du landest auf dem Screen Abrechnungszeitraum.
- Exporttyp wählen. Wähle im Dropdown Exporttyp zwischen Arbeitszeiten für die Lohnabrechnung und Änderungsprotokoll (Audit) für Prüfungen.
- Exportumfang festlegen. Standort exportiert das ganze Team, Mitarbeiter eine einzelne Person – wähle sie über das Dropdown Mitarbeiter auswählen, bei Bedarf mit der Suche. Mit der Checkbox Ehemalige anzeigen findest du auch ausgeschiedene Mitarbeiter; sie tragen den Zusatz „(Ausgeschieden)“. Solange niemand ausgewählt ist, bleibt der Export-Button deaktiviert.
- Zeitraum wählen. Abrechnungszeitraum bietet alle bereits begonnenen Perioden an; bei der laufenden Periode reicht der Export automatisch bis heute. Mit Benutzerdefinierter Zeitraum setzt du Startdatum und Enddatum selbst – maximal 365 Tage, das Enddatum darf nicht in der Zukunft liegen. Wie du deine Perioden einstellst, zeigt Abrechnungszeitraum und Zahltag festlegen.
- Ausgabeformat wählen. Zur Wahl stehen CSV (.csv), PDF (.pdf), Excel (.xlsx) und HTML (.html); voreingestellt ist Excel.
- Erstellen und teilen. Tippe auf Export erstellen. PDFs zeigt die App direkt als Vorschau, alle anderen Formate öffnen das Share-Sheet. Über Exportieren teilst oder speicherst du die Datei – zum Beispiel per E-Mail ans Lohnbüro.
Was in den Dateien steht
| Export | Inhalt |
|---|---|
| Standort | Spalten: Datum, Pnr., Name, Lohnart, Stunden, Stundenlohn, Summe. |
| Mitarbeiter | Ein Datensatz pro Kalendertag inklusive Abwesenheiten: Tag, Arbeitszeit, Pause, AZ mit Pause, AZ ohne Pause, Soll, Dif, Abw., Standort, Arbeitsbereich, Bemerkung – plus Summenzeile mit Netto-Zeit, Pause, Stundenlohn und Lohn. |
| Änderungsprotokoll (Audit) | Geändert am, Wirksam am, Name, Konto, Vorgang, Vorher, Nachher, Betrag, Bearbeitet von, Begründung – umfasst Arbeitszeitkonto, Zeitkorrekturen, Urlaubskonto und Krankmeldungen. |
Nachtschichten zählen zum Kalendertag des Schichtbeginns. Ist jemand beim Export noch eingestempelt, taucht die offene Schicht trotzdem auf – mit 0 berechenbaren Stunden und einer Markierung wie „Noch eingestempelt – kein Ausstempeln erfasst“, damit die Summen nicht unbemerkt zu niedrig ausfallen. Überschneidet sich ein Arbeitstag mit einer Krankmeldung, steht in der Bemerkung „Überschneidung mit einer Krankmeldung – vor der Abrechnung prüfen“.
Arbeitszeiten prüfen und korrigieren (Manager)Änderungsprotokoll für Prüfungen
Das Änderungsprotokoll (Audit) dokumentiert, wer was wann und mit welcher Begründung geändert hat – von der Zeitkorrektur über Arbeitszeitkonto- und Urlaubskonto-Buchungen bis zur Krankmeldung. Es wird bei jedem Export neu erzeugt.
Automatischer Export per E-Mail
Mit dem Schalter Arbeitszeiten nach jedem Abrechnungszeitraum per E-Mail an den Inhaber senden verschickt Gastro-Cockpit einen Tag nach jedem Periodenende die Arbeitszeiten automatisch als Excel und PDF an den Inhaber; Manager erhalten eine Benachrichtigung über den Versand. Der Schalter ist standardmäßig deaktiviert.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter beim Export noch eingestempelt ist?
Die offene Schicht erscheint trotzdem im Export – mit 0 berechenbaren Stunden und einer deutlichen Markierung, im Mitarbeiter-Export mit der Bemerkung 'Noch eingestempelt – kein Ausstempeln erfasst'. So fallen die Summen nicht stillschweigend zu niedrig aus. Trage das fehlende Ausstempeln nach und erstelle den Export danach neu.
Kann ich Arbeitszeiten von ausgeschiedenen Mitarbeitern exportieren?
Ja. Wähle beim Exportumfang 'Mitarbeiter' und aktiviere die Checkbox 'Ehemalige anzeigen' – ausgeschiedene Mitarbeiter erscheinen in der Auswahl mit dem Zusatz '(Ausgeschieden)'. Der Export basiert auf den Arbeitsverträgen und bleibt deshalb auch nach dem Ausscheiden verfügbar.
Zu welchem Tag zählt eine Nachtschicht im Export?
Eine Schicht zählt immer zum Kalendertag ihres Beginns – auch wenn sie über Mitternacht hinausgeht. Die komplette Arbeitszeit der Nachtschicht steht also beim Starttag.
Was passiert, wenn ich denselben Zeitraum ein zweites Mal exportiere?
Für abgeschlossene Zeiträume verwendet Gastro-Cockpit die bereits erzeugte Datei wieder. Zeiträume, die bis heute reichen, werden bei jedem Export neu berechnet. Das Änderungsprotokoll (Audit) wird grundsätzlich bei jedem Export neu erzeugt.